Kultura biznesu w Malezji

Malezja, dzięki strategicznej lokalizacji w sercu Azji Południowo-Wschodniej oraz dynamicznie rozwijającej się gospodarce, staje się coraz atrakcyjniejszym rynkiem dla polskich przedsiębiorców. Wielokulturowość malezyjskiego społeczeństwa sprawia, że aby skutecznie poruszać się na tym rynku, należy być szczególnie wyczulonym na różnice związane z kulturą biznesu.

Kultura biznesu w Malezji jest silnie ukształtowana przez różnorodność etniczną i religijną, co sprawia, że prowadzenie interesów w tym kraju wymaga dużej wrażliwości kulturowej. Malezja to wieloetniczne społeczeństwo, w którym dominują trzy główne grupy: Malajowie, Chińczycy i Indusi. Ta różnorodność wpływa na sposób prowadzenia negocjacji, hierarchię w firmach oraz ogólnie zachowania biznesowe.

Najważniejsze uwarunkowania

Malezja to kraj w Azji Południowo-Wschodniej zajmujący obszar 330, 803 km². Sąsiaduje z Tajlandią i Singapurem na Półwyspie Malajskim oraz z Brunei i Indonezją na wyspie Borneo. Stolicą kraju jest Kuala Lumpur, a siedzibą rządu miasto Putrajaya. Według danych Banku Światowego, w 2023 r. PKB Malezji osiągnęło 399,65 mld USD, a PKB per capita 11,6 USD, co czyni ją jedną z większych gospodarek państw ASEAN. Językiem urzędowym kraju jest Bahasa Malaysia, natomiast język angielski jest powszechnie stosowany i zrozumiały.

Malezja jest niezwykle zróżnicowanym, wielokulturowym krajem, należy zatem spodziewać się, że wśród partnerów biznesowych mogą być przedstawiciele różnych narodowości lub grup etnicznych, w tym np. Indusi czy Chińczycy.

W 2023 r.  populacja Malezji osiągnęła liczbę 34,3 mln osób. Obywatele malezyjscy są podzieleni etnicznie w następujący sposób:

Źródło: Zagraniczne Biuro Handlowe PAIH w Malezji

Wielokulturowość sprawia, że normy społeczne są zróżnicowane pomiędzy poszczególnymi grupami mieszkańców. Należy pamiętać, że normy akceptowalne dla jednych, mogą być obraźliwe dla innych.

Oficjalną religią Malezji jest islam, który wyznaje ponad połowa mieszkańców kraju. Warto sprawdzić w kalendarzu ważne daty o znaczeniu kulturowym lub religijnym – na przykład święty okres ramadanu czy chińskiego Nowego Roku. Udział obcokrajowców w świętach nie jest wymaganyy, ale mile widziane jest okazywanie malezyjskim świętom odpowiedniego szacunku.

Źródło: Ambasada USA w Malezji

Umawianie spotkań

Jeśli to możliwe, należy unikać organizowania spotkań biznesowych i przyjęć w piątki, ponieważ w islamie jest to dzień święty, w którym odbywa się specjalna cotygodniowa modlitwa.

Na umówione spotkania zawsze dobrze jest przyjść trochę wcześniej, ale należy być przygotowanym na to, że jego rozpoczęcie może się opóźnić. Wynika to z faktu, że o ile Chińczycy znani są z terminowości, o tyle inni mieszkańcy Malezji charakteryzują się bardziej swobodnym podejściem do czasu. Dlatego wskazane jest punktualne przybycie, co jednak nie gwarantuje rozpoczęcia spotkania dokładnie o umówionej godzinie.

Rezerwując nocleg, warto szukać lokalizacji położonych blisko centrum, by zapewnić sobie sprawny i szybki dojazd na miejsca potencjalnych spotkań i wydarzeń.

Powitanie i tytułowanie

W związku z tym, że Malezja to kraj w większości muzułmański, niewskazany jest fizyczny kontakt pomiędzy płciami. Obcokrajowcy powinni obserwować, jak malezyjscy partnerzy podchodzą do przywitania oraz dostosować się do sytuacji.

Najbardziej odpowiednią formę powitania stanowi lekki ukłon z ręką zamieszczoną trochę powyżej serca w celu okazania szacunku. Ten sposób przywitania stał się powszechny w trakcie pandemii COVID-19.

Prominentni malezyjscy przedsiębiorcy (bez względu na płeć) często używają tytułów, nadawanych im przez rząd federalny lub stanowy. Z tego powodu warto dowiedzieć się, z kim odbędzie się spotkanie, aby odpowiednio tytułować rozmówców. W bezpośredniej komunikacji należy używać tytułu i nazwiska. Na przykład: „Good morning, Tan Sri Lim” (gdzie „Tan Sri” to tytuł, „Lim” to nazwisko).

Najważniejsze tytuły honorowe:

• „Tun” to najwyższy tytuł honorowy, jaki można przyznać w Malezji. Pierwotnie był dedykowany członkom rodziny królewskiej, ale teraz jest przyznawany osobom, które wniosły szczególny wkład w życie kraju i narodu. Tytuł żony Tuna to „Toh Puan”.
• „Tan Sri” jest drugim najwyższym tytułem. Żona Tan Sri nazywa się „Puan Sri”.
• „Datuk” to kolejny tytuł federalny. Żona Datuka to „Datin”. Jeśli kobieta otrzymuje ten tytuł za własne zasługi, oficjalnym tytułem jest „Datin Paduka”, chociaż „Datuk” jest powszechnie używany zarówno w przypadku mężczyzn, jak i kobiety.
• „Dato’ Sri” przyznawane jest tym, którzy są zasłużeni dla danego stanu. Jest to zaszczyt równoważny federalnemu tytułowi „Tan Sri”. Kobieta nosząca ten tytuł to „Datin Paduka Sri”. Żona Dato Sri to „Datin Sri”.
• „Dato” to najczęstszy tytuł. Kobiety Dato otrzymują tytuł „Datin Paduka”. Żona Dato to „Datin”, z wyjątkiem stanu Terengganu, gdzie obowiązuje tytuł „To’ Puan” (nie mylić z „Toh Puan”, żoną Tuna).
• Poza powyższymi tytułami w języku malezyjskim do osoby nieposiadającej tytułu można zwracać się „Encik” w przypadku mężczyzny (odpowiednik polskiego „Pan” i angielskiego „Mr.”), „Puan” w przypadku kobiet (odpowiednik polskiego „Pani” i angielskiego „Mrs.”) oraz „Cik” wobec młodszej kobiety (odpowiednik polskiego „Panno” i angielskiego „Miss”).

Przyjęcia oficjalne i towarzyskie

Oficjalne wydarzenia są zazwyczaj organizowane przez rząd (w ramach poszczególnych ministerstw lub agencji rządowych) z udziałem wysokiej rangi urzędników państwowych. Oficjalne wydarzenie może również mieć specjalny, dedykowany protokół, jeśli zaproszony jest król lub sułtan któregokolwiek stanu Malezji.

Na oficjalne przyjęcie wieczorowe można włożyćelegancki garnitur biznesowy, strój wieczorowy, a nawet tradycyjny strój malezyjski.

Najważniejsze spotkania kończą się obiadem lub kolacją. Należy pamiętać, aby odwzajemnić każde takie zaproszenie własnym zaproszeniem na posiłek o tej samej wartości. Małżonkowie mogą zostać wspólnie zaproszeni na kolację, jeśli w jej trakcie nie przewiduje się rozmów biznesowych. Nie należy zabierać małżonka na lunch biznesowy.

Napoje są podawane oraz przyjmowane obiema rękami. Napojów nie podaje się przed kolacją. Jedzenie jest krojone na kawałki wielkości kęsa, dzięki czemu nóż nie jest potrzebny. W prawej ręce należy trzymać łyżkę, a w lewej widelec. Jedzenie nakłada się na łyżkę widelcem i je łyżką. Po zakończeniu należy odłożyć widelec i łyżkę na talerzu.

Ubiór

Na biznesowy strój mężczyzny w Malezji składa się ciemny garnitur biznesowy z krawatem i koszulą z długimi rękawami. W kwestii ubioru biznesowego kobiety mogą swobodnie dobierać strój, na który składać się może np. sukienka, spodnie lub spódnica. Ubrania, które zbyt mocno odsłaniają ciało, są uważane za nieodpowiednie, a powszechnym elementem ubioru u kobiet są chusty na głowę. Ponadto rząd Malezji zachęca urzędników państwowych do noszenia malezyjskich „batikowych” (zdobionych tradycyjną malezyjską metodą) ubrań do pracy w każdy czwartek – w tym do udziału w takim stroju w oficjalnych wydarzeniach w kraju lub poza nim, takich jak międzynarodowe konferencje lub spotkania z zagranicznymi gośćmi.

Założenie przez mężczyzn eleganckiej koszuli batikowej lub stroju „baju kurung” (przez kobiety) na spotkanie biznesowe, zwłaszcza jeśli odbywa się z udziałem przedstawicieli rządu Malezji, wzbudzić może pozytywne reakcje, ponieważ będzie to odzwierciedlać głęboki szacunek dla kultury tego kraju. Jest to dobra strategia przełamywania lodów przed rozpoczęciem właściwych rozmów biznesowych.

Rozmowy i zachowania negocjacyjne

Podczas pierwszego spotkania nie należy spodziewać się, że zostaną podjęte jakiekolwiek istotne decyzje biznesowe.  Wstępne interakcje są często wykorzystywane do tworzenia relacji, które powinny opierać się na znajomości i zaufaniu. Typową formą rozpoczęcia rozmowy jest small talk. Pytania dotyczące sfery osobistej są niedozwolone, akceptowalne są te dotyczące zainteresowań, kuchni czy podróży. Do osób na decyzyjnych stanowiskach należy podchodzić ze szczególnym szacunkiem, ponieważ społeczeństwo malezyjskie (zwłaszcza w sferze biznesu) jest bardzo zhierarchizowane.

Podczas rozmowy zawsze należy być miłym i serdecznym. Nigdy nie wolno publicznie okazywać swojego niezadowolenia, ponieważ jest to uważane za niegrzeczne. Nie należy wprost odmawiać – w takim przypadku lepiej jest używać sformułowań takich jak „spróbuję”, zamiast wprost odpowiadać „nie”. Minuta ciszy przed udzieleniem odpowiedzi na pytanie świadczy o głębokim zainteresowaniu danym problemem.

Gestykulacja

W kontakcie z Malezyjczykami nie wolno dotykać czyjegoś czubka głowy (uznawanego za „siedlisko duszy”), zwłaszcza dziecka. Należy unikać także dotykania kogokolwiek płci przeciwnej i okazywania uczuć publicznie.

Prawej ręki używa się do jedzenia, podawania rzeczy i dotykania ludzi. Nie należy podawać przedmiotów lewą ręką. Nie powinno się również przesuwać przedmiotów stopami czy kierować stóp na inne osoby.

Lekki ukłon przy wychodzeniu, wchodzeniu lub mijaniu ludzi oznacza „przepraszam” (ang. „excuse me”).

Uśmiech lub śmiech mogą oznaczać zaskoczenie, złość, szok, zakłopotanie lub szczęście.

Do wykonywania gestów nie używa się pojedynczych palców.

Wręczanie i przyjmowanie upominków

Na pierwszych spotkaniach biznesowych zazwyczaj unika się wymieniania prezentów, ponieważ mogą być postrzegane przez partnerów malezyjskich jako łapówka. Prezentów przeważnie nie otwiera się bezpośrednio po ich otrzymaniu.

W przypadku otrzymania prezentu zwyczajowo odwzajemnia się ten gest podarunkiem o porównywalnej wartości pieniężnej. Odpowiednimi upominkami będą: bezalkoholowe perfumy lub wody kolońskie, cukierki i słodycze.

Do prezentów, których należy unikać, należą: kwiaty (wręczane gdy ktoś jest chory lub umiera), alkohol, żywność/przedmioty wytwarzane z produktów wieprzowych, zabawki w kształcie psa lub świni, zegary, noże lub inne przybory do krojenia.

Korespondencja

Język angielski jest powszechnie zrozumiały i używany w biznesie, przedstawiciele różnych grup etnicznych sprawnie się nim posługują. Język ten traktowany jest jako ułatwiający komunikację pomiędzy mieszkańcami Malezji. Indusi w Malezji posługują się między sobą głównie językiem tamilskim, a malezyjscy Chińczycy hokkien, kantońskim oraz innymi dialektami chińskiego.

Nie ma znaczących różnic w formatowaniu tradycyjnych listów i wiadomości e-mail. Na pisemne zaproszenie powinno odpowiedzieć się na piśmie.  Zawsze należy pamiętać o używaniu pełnych zwrotów grzecznościowych względem osoby, z którą się komunikujemy.

Nawiązywanie kontaktów

Do nawiązania dobrych kontaktów i prowadzenia interesów w Malezji niezbędne są wrażliwość i dyplomacja. Nnie można doprowadzić do sytuacji, w której partner biznesowy  „straci twarz” w towarzystwie. Umyślne, ale i przypadkowe upokorzenie innego człowieka (w tym podwładnego) uważane jest w malezyjskim świecie biznesu za niezwykle krzywdzące.

Cudzoziemiec powinien zawsze stawać po stronie malezyjskiego partnera biznesowego, jeśli stawką jest ochrona jego dumy i honoru – pozwoli to na zdobycie jego zaufania, a w efekcie ustanowienie dobrych relacji biznesowych, a nawet udanego długotrwałego partnerstwa biznesowego.

W celu nawiązania kontaktów biznesowych powszechną praktyką jest pozyskiwanie numerów kontaktowych lub adresów e-mail ze stron internetowych malezyjskich firm i budowanie kontaktów od zera. Innym skutecznym sposobem pozyskiwania kontaktów biznesowych jest wymiana wizytówek, szczególnie podczas wydarzeń.

Zazwyczaj to gość pierwszy rozdaje wizytówki na początku wydarzenia/spotkania. Przyjmując wizytówkę, należy trzymać ją oburącz. Na froncie wizytówki powinna znaleźć się nazwa naszej firmy. Po otrzymaniu wizytówki dobrze jest na nią spojrzeć przez pewien czas, zanim zostanie schowana do wizytownika.

Co zawrzeć w prezentacji

Prezentacje mogą być prowadzone w języku angielskim, zwłaszcza gdy odbywają się na spotkaniach z prywatnymi firmami lub korporacjami.

Prezentacja przed urzędnikami państwowymi może odbywać się zarówno w języku angielskim, jak i malezyjskim, jednakże to język malezyjski jest tym preferowanym w kontaktach z administracją publiczną.

Pomoce audiowizualne należy przygotować z wyprzedzeniem. Zawsze warto mieć przygotowany plan awaryjny, na wypadek gdyby komputer czy projektor odmówił posłuszeństwa. W przypadku problemów technicznych należy być zawsze przygotowanym do wygłoszenia przemówienia/prezentacji bez slajdów.

Podsumowując, na kulturę biznesu w Malezji mają wpływy malajskie, chińskie i indyjskie, co  odzwierciedla się w codziennych relacjach biznesowych. Odnalezienie się w malezyjskim biznesie wymaga od zagranicznych partnerów elastyczności i otwartości na różnice kulturowe. Poznanie i zrozumienie kultury biznesu w Malezji może znacząco zwiększyć szanse na sukces w tym kraju.

Więcej informacji o Malezji znajdziesz w dziale Kierunki eksportu

Źródła:

• Zagraniczne Biuro Handlowe PAIH w Malezji
• World Bank Malaysia Data
• Export Intelligence Malezja raport
• „2023 Report on International Religious Freedom: Malaysia”, Ambasada USA w Malezji