Kiedy warto rozpocząć windykację

W dzisiejszym świecie stabilność finansowa biznesu jest niezbędna do przetrwania na coraz bardziej wymagającym rynku. Przedsiębiorcy, niezależnie od branży, borykają się z wyzwaniami związanymi z dużą konkurencją, wymagającymi klientami i niską marżowością usług. Jeżeli dołożymy do tego jeszcze brak terminowego regulowania należności, to wszystko to może zachwiać nawet najbardziej stabilnymi firmami. 

Posiadanie pełnej kontroli nad finansami to fundament skutecznego zarządzania firmą. Jednym z kluczowych aspektów tej kontroli jest umiejętność rozpoznania momentu, w którym warto podjąć działania windykacyjne w celu zapewnienia wpływu należności od kontrahentów.

Opóźnienia w płatnościach – pierwszy sygnał alarmowy

Zgodnie z prawem, wierzyciel ma pełne prawo dochodzić swoich należności po upływie prawidłowo wyznaczonego terminu płatności. Jednak oprócz kwestii prawnych, istotnym argumentem za podjęciem działań windykacyjnych jest znajomość sytuacji finansowej naszego kontrahenta.

– W momencie, gdy pojawiają się problemy z płatnościami, przedsiębiorcy często zaczynają kolejkować swoich wierzycieli. Kluczowe jest szybkie ustawienie się w tej ‘kolejce’, aby zwiększyć szanse na odzyskanie należności – wskazuje Jacek Dżumak, ekspert z Pactus.eu.

Bieżące śledzenie spływu należności od swoich kontrahentów oraz ich bieżącej sytuacji finansowej to elementarne działania chroniące firmowe finanse. Pomocne mogą być tutaj biura informacji gospodarczej oraz giełdy wierzytelności, które dostarczają rzetelnych informacji na temat płynności finansowej przedsiębiorców działających na rynku.

Głucha cisza na wezwania – czas działać

Jeżeli po upływie terminu płatności kontrahent nie odpowiada na wezwania do zapłaty i unika jakiejkolwiek rozmowy na temat zaległości, to sygnał, że sytuacja jest poważna. Brak reakcji na wezwania do zapłaty świadczy o tym, że problem może być głębszy, a nasze miejsce w kolejce po należności może być odległe. Takie okoliczności wymagają podjęcia zdecydowanych kroków – w tym na przykład zwrócenia się do wyspecjalizowanej firmy windykacyjnej.  Jak mówi Jacek Dżumak z Pactus.eu:

– Przedsiębiorca z branży TSL, bez wcześniejszych negatywnych doświadczeń związanych z płatnościami, może łatwo wpaść w pułapkę przedawnienia należności. W przypadku zobowiązań wynikających z usług transportowych okres ten wynosi zaledwie rok. Krótki termin przedawnienia, długie terminy płatności oraz stale wydłużający się czas oczekiwania na przelew sprawiają, że zwlekanie z podjęciem działań windykacyjnych może prowadzić do poważnych strat finansowych.

Małe długi – duży problem

Nawet niewielkie długi mogą świadczyć o poważnych problemach finansowych naszego kontrahenta. Zbyt często przedsiębiorcy bagatelizują drobne zaległości, licząc na to, że to tylko chwilowe przeoczenie. W rzeczywistości niewielkie opóźnienia, występujące u wielu kontrahentów, mogą z czasem przerodzić się w poważny problem. Ekspert Pactus.eu informuje:

– Średnia wartość wierzytelności przekazywanej do naszej obsługi wynosi około 4000 PLN brutto. Jeśli firma ma kilkunastu wierzycieli domagających się choćby tej kwoty, rozwiązanie takiego zatoru płatniczego wymaga dogłębnej znajomości branży oraz skutecznych umiejętności negocjacyjnych. 

Stąd im szybciej firma podejmie działania windykacyjne, tym łatwiej jest odzyskać należności i zapobiec ich dalszemu narastaniu. Odpowiednia reakcja w początkowej fazie problemu daje większą szansę na odzyskanie całości należnych środków.

Lepiej zapobiegać niż leczyć

Firmy, które regularnie borykają się z opóźnieniami ze strony tych samych kontrahentów, powinny rozważyć wprowadzenie bardziej rygorystycznych procedur. Jasno określone zasady płatności i stałe monitorowanie należności to kluczowe elementy, które pozwolą uniknąć powtarzających się problemów. W przypadku, gdy kontrahent ponownie opóźnia płatności, szybkie działania windykacyjne pozwolą uniknąć poważniejszych komplikacji. Warto pamiętać, że odpowiednia prewencja jest tańsza i skuteczniejsza niż leczenie rozrastających się problemów.

„Czas to pieniądz” – to znane powiedzenie doskonale obrazuje, jak ważna jest szybkość reakcji w biznesie. W przypadku problemów z płatnościami, kluczowe jest podjęcie działań w jak najkrótszym czasie. Szybka decyzja o rozpoczęciu windykacji zwiększa szanse na odzyskanie pełnej kwoty należności, co ma ogromne znaczenie dla zachowania płynności finansowej firmy. Szybka reakcja ma również wymierny wpływ na koszt procesu windykacyjnego. Większość profesjonalnych firm windykacyjnych uzależnia swoje wynagrodzenie od stopnia przeterminowania zobowiązania. Im dłużej czekamy z podjęciem działań, tym bardziej skomplikowany staje się proces odzyskiwania należności, co wiąże się z wyższymi kosztami dla wierzyciela. Wczesna interwencja pozwala zatem zaoszczędzić na kosztach windykacji i zwiększa szanse na odzyskanie środków w pełnej wysokości.

Warto pamiętać, że proces windykacyjny nie musi prowadzić do konfliktu z klientem. Odpowiednia komunikacja oraz szybkie, profesjonalne działanie pozwalają rozwiązać problem w sposób efektywny i bez zbędnych napięć.

– 60 proc. spraw obsługiwanych przez naszą firmę nie wymaga wdrażania jakichkolwiek sankcji, choćby w postaci wystawienia długu na sprzedaż na Giełdzie Wierzytelności. Jesteśmy świadomi z jakimi problemami boryka się przedsiębiorca działający w branży TSL – nasze działania są ukierunkowane na budowanie porozumienia pomiędzy wierzycielem a płatnikiem – a nie palenie mostów pomiędzy nimi – informuje ekspert Pactus.eu. 

Kiedy zatem warto rozpocząć windykację? Jak podsumowuje Jacek Dżumak z Pactus.eu – Decyzja o rozpoczęciu działań windykacyjnych zależy od wielu czynników, ale najważniejsze jest, by nie zwlekać, gdy pojawią się pierwsze oznaki opóźnień w płatnościach. Niezależnie od  wielkości firmy, warto także mieć przygotowany plan działania na wypadek opóźnionych płatności, aby móc skutecznie poradzić sobie z takim wyzwaniem.

Źródło: Pactus.eu