Kultura biznesu w Chinach

Jednym z ważniejszych czynników mających wpływ na osiągnięcie sukcesu biznesowego w Państwie Środka jest poznanie i zrozumienie różnic kulturowych pomiędzy Chinami a Polską. W poniższym artykule zostały opisane najważniejsze kwestie, które kształtują kulturę biznesu w Chińskiej Republice Ludowej.

Początek współpracy

Chińczycy chętnie współpracują z firmami, które znają. Dlatego ważne jest, żeby zostać przedstawionym partnerom chińskim przez odpowiedniego pośrednika, szanowanego przez obie strony. Jest to najlepsze możliwe zapoczątkowanie współpracy. Brak znajomości w Chinach może sprawiać problemy w nawiązaniu relacji z potencjalnym partnerem. Spotkanie ze stroną chińską należy umówić z odpowiednim, 1-2 miesięcznym, wyprzedzeniem. Przed zaplanowanym spotkaniem powinniśmy przesłać drugiej stronie materiały zawierające informacje dotyczące naszej firmy. Najlepiej przygotować je w języku chińskim.

Powitanie i wizytówki

Chińczycy najczęściej witają się skinieniem głowy, bądź lekkim ukłonem. Akceptowalny jest także uścisk dłoni. W takim przypadku należy poczekać, aż druga strona pierwsza wyciągnie do nas rękę. Zawsze najpierw witamy się z osobą najstarszą wiekiem, bądź piastującą najwyższe stanowisko. Często podczas pierwszego spotkania chińscy przedstawiciele ustawiają się w linii, zgodnie z tym, kto zajmuje jaką pozycję w firmie. Zawsze na środku będzie stała osoba, która piastuje najwyższe stanowisko, a po jej bokach kolejno osoby niższe rangą.

W trakcie powitania unikajmy zbytniego spoufalania się z partnerem, np. poprzez klepanie się po plecach czy trzymanie za ramię. Chińczycy w oficjalnych sytuacjach unikają kontaktu fizycznego.

Istotnym elementem powitania z partnerami z Chin jest wymiana wizytówek, która odbywa się zawsze na pierwszym spotkaniu. Na wizytówce powinniśmy zawrzeć podstawowe informacje, takie jak imię, nazwisko, nazwa firmy, dane kontaktowe oraz zajmowane stanowisko. Najlepiej przygotować wizytówkę dwustronną, tak aby po jej drugiej stronie znalazło się tłumaczenie na chiński, bądź angielski. Jako że Chińczycy z reguły nie mówią dobrze po angielsku, najlepszym rozwiązaniem jest opracowanie wersji chińskojęzycznej.  

Wizytówki należy odbierać i wręczać obiema rękami. Nie wkładajmy otrzymanej wizytówki do portfela czy kieszeni spodni, może to zostać odebrane jako brak szacunku. Zamiast tego schowajmy ją do odpowiedniego wizytownika. Po otrzymaniu wizytówki zawsze dobrze jest przeczytać ją z zainteresowaniem. Jest to także dobry moment na zapytanie o poprawną wymowę imienia i nazwiska partnera. Miejmy na uwadze, że w Chinach najpierw podaje się nazwisko, a potem imię. Coraz częściej zdarza się, że zamiast wizytówek, Chińczycy chcą wymieniać się kontaktami na WeChacie, znanym chińskim komunikatorze. Przed spotkaniem warto zainstalować tę aplikację i się z nią zaznajomić.

Spotkanie

Na umówione spotkanie należy przyjść punktualnie, nie za wcześnie i nie za późno. Spóźnienie czy odwołanie umówionego spotkania tuż przed terminem jest bardzo źle postrzegane. W trakcie rozmowy skupmy się wyłącznie na partnerze z Chin. Nie trzymajmy rąk w kieszeniach, nie zerkajmy co chwilę na zegarek czy do telefonu. To rozmówca powinien zajmować całą naszą uwagę.

Pomimo iż coraz częściej chińscy biznesmeni porozumiewają się po angielsku, na spotkanie dobrze zabrać ze sobą profesjonalnego tłumacza. Wcześniej warto również poznać parę chińskich słówek i spróbować wykorzystać je w trakcie rozmowy. Na pewno zostanie to docenione. Negocjacje często trwają długo i są przeciągane przez stronę chińską w celu uzyskania określonych korzyści. Należy uzbroić się w cierpliwość. W trakcie spotkania powinniśmy także ciągle pamiętać o okazywaniu szacunku stronie chińskiej oraz o skromnym zachowaniu. Nie przechwalajmy się niepotrzebnie, pokora jest wysoko ceniona w Chinach.

Podczas spotkania warto również mieć na uwadze różnice dotyczące komunikacji. Wyrażane przez Chińczyków „tak” częściej oznacza „słucham cię”, „rozumiem, co mówisz” niż zgodę. Pamiętajmy także, że mieszkańcy Państwa Środka unikają bezpośredniej odmowy. Zamiast twardego „nie”, będą próbowali mówić takie rzeczy, jak „pomyślę o tym”, „być może”. 

Guanxi

Rozpoczynając biznes w Chinach należy pamiętać o dużym znaczeniu istniejących, nieformalnych powiązań między ludźmi czyli guanxi 关系 (relacja, stosunek). Ta wywodząca się z konfucjanizmu idea oznacza sieć stosunków społecznych, która wpływa na status danej osoby. Zgodnie z nią wszelkie relacje powinny być oparte na zaufaniu i wzajemności. Ich podtrzymywanie wiąże się z wyświadczaniem przysług i wymianą prezentów. Guanxi jest  konsekwencją kolektywności społeczeństwa chińskiego. W państwie, gdzie grupy, społeczności są istotniejsze od jednostki, sieć posiadanych powiązań i utrzymywanych znajomości jest niezwykle ważna. Ktoś kto ich nie posiada lub je zaniedbuje, postrzegany jest jako osoba niegodna zaufania.

Idea ta przekłada się na kwestie biznesowe. Chińczycy uważają, że na samym początku relacji  trzeba zbudować z partnerem mocną i trwałą więź, która ostatecznie może doprowadzić do zawarcia kontraktu. Z tego powodu należy pokazywać partnerom z Chin, że zależy nam na relacji. Okazujmy im szacunek i wysyłajmy sygnały, że chcemy budować trwałe powiązania. W tym celu należy dbać o takie rzeczy, jak wspólne posiłki, wzajemne wizyty czy wręczanie upominków. Chińczykom zależy na tworzeniu silnych powiązań z partnerem zagranicznym. Z tego powodu pomyślne zakończenie biznesowej transakcji może zająć więcej czasu niż w przypadku innych krajów i może wymagać co najmniej kilku spotkań z partnerami z Chin. Warto pamiętać też o tym, że guanxi wpływa także na kwestie kontraktów. Potrzeba wzajemnego zaufania wśród partnerów sprawia, że często dla Chińczyków ustne ustalenia mają większe znaczenie niż te spisane na papierze.

Koncepcja twarzy

Z opisaną wyżej ideą powiązana jest koncepcja twarzy (mianzi 面子). Jej utrzymywanie pomaga w nawiązywaniu relacji z innymi, a więc w tworzeniu guanxi. Twarz można opisać najkrócej jako reputację, którą posiada dana osoba. Jej znaczenie jest jednak ważniejsze i bardziej rozbudowane niż np. w krajach Zachodu. Utrzymanie twarzy, a więc pewnego prestiżu, odpowiedniej reputacji, to dla Chińczyków niezwykle istotna kwestia. W relacjach biznesowych należy więc bardzo uważać, aby nie doprowadzić do utraty twarzy przez partnera z Chin. Do takiej sytuacji może dojść, gdy nasz partner zostanie znieważony, upokorzony, bądź w jakiś inny sposób poczuje się dotknięty. Należy pamiętać o okazywaniu należytego szacunku, odpowiednim zachowaniu i powstrzymywaniu się od niepochlebnych komentarzy czy wyrażania otwartej krytyki przy partnerze. Jeśli narazimy partnera z Chin na utratę twarzy, osiągnięcie porozumienia biznesowego może okazać się niemożliwe.

Hierarchia

Jak zostało wspomniane wcześniej, Chiny to społeczeństwo kolektywne. Z tego powodu należy pamiętać o hierarchii, która odgrywa większą rolę niż na Zachodzie. Chińczycy przykładają bardzo dużą wagę do tego, kto zajmuje jaką pozycję i dostosowują swoje zachowanie do tego, z kim rozmawiają. Jest to niezwykle istotne przy organizowaniu wszelkiego rodzaju wydarzeń. Na spotkanie z osobami wyższymi rangą należy oddelegować pracowników o podobnym statusie. Jeśli wyznaczymy osoby, które zajmują niższą pozycję w hierarchii, zostanie to uznane za afront, a nawet próbę poniżenia drugiej strony.

Wymiana upominków

W Chinach głęboko zakorzeniony jest rytuał wymiany upominków. Podarowywanie i otrzymywanie prezentów pełni ważną rolę w tworzeniu i zacieśnianiu relacji, a tym samym budowaniu swojej pozycji. Zwyczaj ten funkcjonuje również w sferze biznesowej. Przekazując upominek partnerom z Chin, pokazujemy, że traktujemy relację biznesową poważnie i respektujemy drugą stronę, jesteśmy gotowi do długotrwałego budowania relacji.

Zdecydowanie najlepszym prezentem będzie upominek z naszego kraju bądź regionu. Warto podarować coś charakterystycznego, co kojarzy się z Polską. Poza tym mile widziane są pióra, znaczki, monety kolekcjonerskie, akcesoria na biurko czy alkohol. Zdecydowanie należy unikać prezentów kojarzących się Chińczykom ze śmiercią, takich jak np. zegary, chusteczki, świece, kadzidełka i ręczniki. Unikajmy także wszystkiego, co związane jest z liczbą 4, ponieważ jej wymowa po chińsku przypomina słowo śmierć. Do przedmiotów, których należy unikać należą także parasole, buty, gruszki, lustra, artykuły o ostrych krawędziach oraz zielone kapelusze. Prezent najlepiej zapakować w papier w kolorze czerwonym, przynoszącym szczęście. Dobrymi kolorami są też różowy, złoty i srebrny. Unikajmy białego, czarnego lub niebieskiego.

Upominek zawsze wręczamy oraz odbieramy obiema rękoma. Po otrzymaniu podarunku podziękujmy, nie rozpakowujmy go przy partnerze z Chin, chyba, że mocno nas o to prosi. Podczas wręczania prezentu, osoba z Chin może z kurtuazji odmówić. Jest to element rytuału, należy wówczas cierpliwie ponawiać próby i czekać do momentu, aż partner przyjmie nasz upominek. Pamiętajmy, żeby nie dawać za drogich prezentów, gdyż może to wprowadzić partnera z Chin w zakłopotanie, a w konsekwencji narazić go na utratę twarzy. Przed spotkaniem zawsze warto dowiedzieć się ile osób będzie obecnych podczas wydarzenia i przygotować się tak, aby obdarować wszystkich. Najpierw prezent powinniśmy wręczyć osobie piastującej najwyższe stanowisko. Upominek dla konkretnej osoby najlepiej jest przekazać na osobności. Wręczenie prezentu partnerowi w obecności całego przedsiębiorstwa może oznaczać, że jest on przeznaczony dla firmy, a nie dla osoby, której go wręczaliśmy.

Posiłki

Posiłki, podobnie jak wręczanie upominków, są istotną częścią budowania relacji biznesowych w Chinach. Jeśli otrzymamy zaproszenie na wzięcie udziału we wspólnym posiłku, nie odmawiajmy. Oznacza to, że partner z Chin chce nas bliżej poznać i zależy mu na podtrzymywaniu relacji.

Po przybyciu do restauracji poczekajmy aż gospodarz wskaże nam miejsce i dopiero wtedy usiądźmy. To on także daje sygnał do rozpoczęcia posiłku, poprzez wzniesienie toastu. Podczas rozmowy przy stole nie poruszajmy tematów związanych z biznesem. Dobrymi tematami do rozmów są kultura i sztuka Chin, chińskie jedzenie, pogoda, podróże. Należy unikać tematów politycznych, w tym m.in. kwestii Tajwanu.

Jedzenie spożywa się pałeczkami. Jeśli nie umiemy się nimi posługiwać, dobrze spróbować nauczyć się tej umiejętności jeszcze przed spotkaniem. Zostanie to dobrze odebrane przez stronę chińską. Po zakończeniu jedzenia połóżmy pałeczki na specjalnie przygotowanej do tego podstawce lub na stole. Nie wbijajmy ich pionowo w jedzenie, gdyż kojarzy się to z ceremonią związaną ze śmiercią.

Podczas posiłku często wznosi się toasty. Popularny chiński toast to ganbei 干杯 (Do dna!). Jeśli gospodarz zaoferuje nam alkohol, nie należy odmawiać. Jeśli nie chcemy, bądź nie możemy pić alkoholu, należy przygotować odpowiednią wymówkę. Podczas konsumpcji, gospodarz często będzie napełniał nasz kieliszek. Nie przesadzajmy z alkoholem. Gdy nie możemy już więcej wypić, zostawmy trochę napoju w naczyniu, dzięki temu nie zostanie ono ponownie napełnione.

W dobrym guście jest zostawić trochę jedzenia na talerzu. Dajemy tym jasny sygnał naszym partnerom, ze jesteśmy mocno najedzeni. Dobrze widziane jest także spróbowanie każdej z podanych potraw. Kostki i chrząstki kładźmy na specjalnym talerzyku, bądź na stole, nie wkładajmy ich z powrotem do miski, z której wyjęliśmy jedzenie. W Chinach nie ma zwyczaju zostawiania napiwków.

Mini-słowniczek przydatnych zwrotów

(sposób czytania: ji-ź; x-ś; q-ć; z-dz; ch-cz; zh-dż)

• Dzień dobry -> nihao 你好
• Do widzenia -> zaijian 再见
• Dziękuję -> xiexie 谢谢
• Przepraszam -> duibuqi 对不起
• Na zdrowie! -> ganbei 干杯
• Proszę bardzo / Nie ma za co -> bu keqi 不客气 / bu xie不谢
• Jak się masz? -> ni hao ma 你好吗
• Firma -> gongsi 公司
• Współpraca -> hezuo 合作
• Eksport -> chukou 出口
• Import -> jinkou 进口
• Polska -> Bolan 波兰
• Chiny -> Zhongguo 中国

Więcej o Chinach przeczytasz w dziale Kierunki eksportu