Artykuł

Narodowe style negocjacyjne

26.10.2023

Osoby, które wchodzą w relacje biznesowe z obcokrajowcami, powinny znać specyfikę narodowego stylu negocjacyjnego partnera i brać ją pod uwagę, niezależnie od miejsca, gdzie odbywa się spotkanie. To ważny element kwalifikacji zawodowych negocjatora.

Większość narodów i krajów ma własne tradycje i zwyczaje dotyczące komunikacji i etyki biznesowej. Mimo tego, że w globalnym świecie wykształcił się pewien standard kontaktów biznesowych i międzynarodowych, zauważalne są różnice w stopniu otwartości, samodzielności reprezentacji i zakresie ich odpowiedzialności.

Triada kultury

Według koncepcji Edwarda T. Halla kulturę każdego kraju można porównać do góry lodowej, której niewielka część znajduje się na powierzchni wody, a główna część jest ukryta. Ten antropologiczny model nazywany jest „triadą kultury” i ilustruje wpływ niewidocznego poziomu kultury na widoczne zachowania ludzi.

Podział przebiega następująco:

1. Poziom widoczny lub techniczny (znajdujący się nad wodą), czyli te aspekty kultury, które mają fizyczny przejaw. Do tego poziomu należą elementy widzialne: muzyka, ubiór, architektura, jedzenie, język.
2. Poziom półwidoczny lub formalny (znajdujący się pod widoczną częścią góry lodowej), czyli wszystko, co trzeba wiedzieć, przyswoić i czuć, aby ocenić, gdzie członkowie społeczeństwa zachowują się akceptowalnie lub niezgodnie ze swoimi rolami. Do tego poziomu zaliczają się takie pojęcia jak czas, przestrzeń osobista, zasady zachowania, mimika, gestykulacje, emocjonalność.
3. Poziom niewidoczny lub nieformalny, czyli poziom nieświadomości, gdzie mamy do czynienia z podstawowymi wartościami i przekonaniami, wyobrażeniami o sobie i otaczającym nas świecie. Należą do nich postawy wobec jedzenia bądź niejedzenia niektórych produktów, wobec wychowania, wobec starszych, pojmowanie pojęcia „przyjaźń”, „piękno”, „przywództwo”, „ja”.

O ile poziom pierwszy i drugi stanowią elementy, których dość łatwo można się nauczyć, o tyle poziom trzeci, ten najgłębszy, może przysporzyć trudności zarówno w kontaktach nieformalnych, jak i tych bardziej oficjalnych.

Jak negocjują przedstawiciele różnych krajów?

Podczas rozmów biznesowych przedstawiciele różnych krajów stosują świadome i nieświadome techniki wpływu na partnera, które swoje korzenie mają właśnie w kulturze narodowej. Poniżej kilka charakterystyk zachowań negocjacyjnych w krajach, z którymi Polska generuje największy obrót towarowy w eksporcie (wg danych GUS za I-IV 2023).

Niemcy (33 mld EUR)

Niemiecki styl prowadzenia negocjacji handlowych charakteryzuje się dystansem, pedanterią i ostrożnością. Niemcy przystępują do negocjacji tylko wtedy, gdy są pewni, że uda się znaleźć rozwiązanie – zazwyczaj bardzo dokładnie wypracowują swoje stanowisko jeszcze przed negocjacjami. Podczas negocjacji lubią porządek – omawiają kwestie po kolei, z dużą starannością rozważając wszystkie ich szczegóły. Swoje decyzje opierają na twardych danych – liczbach i analizach.

W negocjacjach z niemieckimi partnerami należy wziąć pod uwagę ich upodobanie do dokładności, punktualności i zwięzłości komunikacyjnej. Trzeba też pamiętać, że Niemcy przywiązują dużą wagę do tytułów. Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem negocjacji konieczne jest wyjaśnienie wszystkich tytułów każdego członka niemieckiej delegacji.

Pomimo bardzo dobrej znajomości języka angielskiego Niemcy cenią sobie bardzo komunikację w ich języku ojczystym. Szczególnie jest to istotne na pierwszym i końcowym etapie rozmów, gdzie ważne jest zarówno dobre wrażenie, jak i pewność ze strony klienta o zrozumieniu wszystkich omawianych szczegółów.

Niemcy jako partnerzy biznesowi są zawsze bardzo skrupulatni. Miej świadomość, że zostaniesz rozliczony ze wszystkich warunków umowy.

Czesi (7,5 mld EUR)

Dominującym stylem negocjacyjnym w Czechach jest rywalizacja, jednak cenią sobie długoterminowe relacje i szukają rozwiązań korzystnych dla obu stron. Negocjatorzy mogą czasami wydawać się uparci i niechętni do kompromisu. Najlepiej unikać otwartej konfrontacji i zachować spokój, życzliwość, cierpliwość i wytrwałość. Czesi cenią sobie logiczne argumenty i twarde dane, które są najlepszym rozwiązaniem ewentualnych sporów powstałych w procesie negocjacyjnym. Starannie i metodycznie podchodzą do negocjacji, więc podczas spotkania są dobrze przygotowani i mają wystarczającą wiedzę zbudowaną na gromadzonych przez siebie informacjach.

Czesi są wytrwałymi negocjatorami i uzyskanie od nich ustępstw może okazać się trudne. Chociaż poszczególne etapy negocjacyjne mogą być rozciągnięte w czasie, ceny rzadko zmieniają się o więcej niż 15-20 proc. względem pierwotnej propozycji. Nakłonienie Czecha do zmiany już złożonej oferty bywa trudne, więc nawet pozornie niewielkie ustępstwa mogą wymagać trudnych negocjacji.

Przy podejmowaniu decyzji Czesi raczej nie są skłonni, by ryzykować. Jeśli oczekujesz od nich poparcia ryzykownej decyzji, będziesz musiał najpierw znaleźć taki sposób perswazji, który uwzględni plany awaryjne określające obszary dodatkowego wsparcia lub gwarancje powodzenia biznesu.

Francuzi (7,3 mld EUR)

Francuzi angażują się w debatę, której celem ma być osiągnięcie wzajemnie akceptowalnego rozwiązania. Podstawowym stylem negocjacji jest współpraca, ale często kompromis jest trudno osiągalny – chyba że jest to ich jedyna opcja, aby negocjacje nie utknęły w martwym punkcie. W negocjacjach Francuzi kierują się przede wszystkim rozsądkiem i logiką. Mimo że są twardymi negocjatorami i nie mają skrupułów, by wykorzystać nadarzające się podczas rozmów okazje, to jednocześnie dążą do zachowania tradycyjnych dla narodu francuskiego cech zachowania: grzeczności, uprzejmości oraz skłonności do żartowania i łatwości w porozumiewaniu się.

Negocjacje mogą być emocjonalne. Dla Francuzów charakterystyczne są popisy elokwencji i umiejętności argumentacji. Ze względu na to rozmowy mogą trwać dłużej, niż wymagałaby tego sytuacja. Trzeba jednak pamiętać, że Francuzi nie lubią negocjować pod presją, co nie oznacza, że nie stosują tej taktyki wobec swoich partnerów.

Ponadto są niezwykle przywiązani do swojego rodzimego języka. Receptą na wkupienie się w ich łaski jest władanie nim przynajmniej na poziomie komunikatywnym. Co więcej, niektórych zniechęca sam fakt podejmowania rozmów w języku angielskim. Jeśli więc negocjują z tobą po angielsku, oznacza, że są zainteresowani ofertą.

Brytyjczycy (5,7 mld EUR)

Brytyjscy negocjatorzy charakteryzują się pragmatycznym podejściem do biznesu. Działają na podstawie wypracowanego schematu komunikacji biznesowej, którego należy przestrzegać. Każdy etap negocjacji jest zaplanowany i uporządkowany. Nie ma tu miejsca na impulsywność czy spontaniczne podejmowanie decyzji. Negocjatorzy mają zaplanowane pojedyncze posunięcia oraz ustępstwa, na które mogą sobie pozwolić. W procesie negocjacyjnym z Brytyjczykami niezwykle ważne są słowa. Brytyjczycy używają wielu zwrotów grzecznościowych oraz często przepraszają, co jest wyrazem szacunku dla partnera. Należy pamiętać także o tym, że raczej nie używają w biznesie słów o negatywnym zabarwieniu – zamiast bezpośrednio wyartykułować swoją dezaprobatę lub niezgodę, subtelnie coś zasugerują.

Anglicy wysoko cenią dane przez siebie słowo i tego samego oczekują od zagranicznego partnera. Dlatego ustne ustalenia traktowane są jako wiążące, co potwierdza się następnie pisemnym uzgodnieniem.

Włosi (5,3 mld EUR)

Negocjacje z włoskimi partnerami biznesowymi opierają się przede wszystkim na relacjach. Dobre osobiste kontakty między partnerami biznesowymi są ważniejsze niż jakość produktu, cena czy warunki umowy. Przebieg negocjacji bywa okrężny – poszczególne punkty omawiane są wielokrotnie, a w przypadku zbyt dużych rozbieżności odrzucane, aż do osiągnięcia porozumienia. Propozycje prezentowane przez partnerów przy stole negocjacyjnym powinny wykazywać korzyści dla obu stron, żadna z nich nie powinna podejmować negatywnych prób zdobycia przewagi. Próby przechytrzenia, wywierania presji lub zmuszania innych do działania są postrzegane negatywnie.

Podczas negocjacji Włosi prowadzą ożywione i emocjonalne dyskusje, a w kulminacyjnym momencie wygłaszają impulsywne apele. Pomimo dyplomatycznej natury, nie można im odmówić umiejętności targowania się o ceny i warunki. Podczas negocjacji bądź cierpliwy, kontroluj swoje emocje i zaakceptuj opóźnienia. Próby przyspieszenia tego procesu raczej nie przyniosą lepszych rezultatów i mogą zostać odebrane jako obraźliwe.

W tej wysoce komunikatywnej kulturze biznesowej umowy ustne są bardzo ważne. Dlatego możesz polegać na słowie swojego włoskiego partnera biznesowego i powinieneś również dotrzymywać tego, co obiecałeś przy stole negocjacyjnym.

Negocjacje – jak się przygotować?

Aby wyeliminować potencjalne zakłócenia w procesie negocjacyjnym, partnerzy powinni „nauczyć się” kultury partnera i odpowiednio dostosować swoje zachowania.

Przygotowanie do negocjacji międzykulturowych powinno uwzględniać następujące etapy:

1. Sprawdzenie, jak „nasza” kultura wpływa na „nasze” zachowanie w negocjacjach.
2. Sprawdzenie, w jaki sposób kultura drugiej strony wpływa na postępowanie partnerów w negocjacjach.
3. Dokonanie analizy relacji pomiędzy stronami oraz kontekstu negocjacji.
4. Przewidywanie relacji pomiędzy stronami albo też wpływanie na to zachowanie.
5. Ostateczny wybór strategii postępowania.

Podstawowym celem tych działań jest taki sposób prowadzenia negocjacji, który doprowadzi do osiągnięcia porozumienia w zakresie celów negocjacyjnych.

Sources:

• „Negotiating International Business – The Negotiator’s Reference Guide to 50 Countries Around the World” – Lothar Katz
• „Różnice kulturowe a zachowania w biznesie” – Richard Gasteland
• „Poza kulturą” – Edward Thitchell Hall
• „Kulturowe uwarunkowania negocjacji oraz zasady ich prowadzenia – Zbigniew Witaszek