Niemcy: weryfikacja kontrahentów i zawieranie umów

Rynek niemiecki jest dla polskich przedsiębiorców jednym z najbardziej oczywistych kierunków ekspansji. Wpływa na to przede wszystkim bliskość geograficzna oraz fakt, że od lat Niemcy są krajem, z którym odnotowujemy największe obroty handlowe.

• Jednak zanim rozpoczniemy współpracę z niemieckim kontrahentem, powinniśmy możliwie dogłębnie poznać jego działalność oraz zabezpieczyć się na wypadek niewypłacalności.

Weryfikacja kontrahentów na rynku niemieckim

Zweryfikowanie europejskiego kontrahenta jest znacznie łatwiejsze niż w przypadku Azji czy Afryki. Z racji tego, że nasi zachodni sąsiedzi są zobowiązani do publicznego udostępnienia pewnych danych i informacji o przedsiębiorstwie, zweryfikowanie kontrahenta jest znacznie ułatwione.

Pośród instrumentów, które musi znać przedsiębiorca chcący rozpocząć współpracę z niemieckim partnerem, są:

• Unternehmenregister – centralna platforma z informacjami na temat przedsiębiorców. Są tu gromadzone publiczne dane o spółkach, które udostępniane są zainteresowanym w formie elektronicznej. Platforma daje wgląd do informacji na temat firm, zmiany danych w rejestrze oraz bilansów rocznych nie tylko aktualnych, ale także także wcześniejszych.
• Bundesanzeiger – prowadzi rejestr spółek i rejestr przejrzystości, akceptuje bilans elektroniczny dla organów podatkowych oraz umożliwia sprawdzenie sprawozdania finansowego firmy.
• Insolvenzbekanntmachungen – umożliwia sprawdzenie, czy firma jest w procesie upadłościowym. Sądy upadłościowe Niemiec publikują tu ogłoszenia wymagane przez kodeks upadłościowy.
• Handelsregister – Niemiecki Rejestr Handlowy, gdzie znajdują się rejestry handlowe, spółdzielcze i partnerskie oraz rejestry stowarzyszeń wszystkich krajów związkowych, a także ogłoszenia rejestrowe. Można tu uzyskać odpisy z niemieckich spółek.
• VIES – system internetowy umożliwiający weryfikację podatników VAT podmiotów gospodarczych, które są zarejestrowane na terenie UE. Służy do sprawdzenia, czy można zastosować stawkę 0 proc.
• North Data – strona, gdzie znajdziesz publiczne informacje pochodzące z takich źródeł, jak rejestry handlowe, sprawozdania roczne, rejestry finansowania, rejestry znaków towarowych, rejestry patentowe i inne. Można tu sprawdzić firmę pod kątem zależności zarówno kapitałowych, jak i personalnych.
• Creditreform – płatne narzędzie, gdzie można uzyskać informację nt. wiarygodności przedsiębiorstw. Aby pozyskać te dane, trzeba być członkiem Creditreform.

Zawieranie umów

Zgodnie z prawodawstwem niemieckim, jak i polskim umowę można zawrzeć w dowolnej formie: zamówienie, potwierdzenie, zlecenie, ustalenia w korespondencji mailowej, ustalenia w komunikatorach, rozmowy telefoniczne, osobiste czy ustne. Wszystko to jest wiążące, więc brak formalnego dokumentu nie jest podstawą, by nie móc dochodzić ewentualnych roszczeń. Jednak formalnie dobrze jest ją mieć na wypadek wystąpienia jakichkolwiek problemów we współpracy.

Niemieckie firmy często stosują ogólne warunki umów – AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen). Mogą być umieszczone na stronie, na zamówieniu lub na papierze firmowym. Przed rozpoczęciem współpracy z partnerem niemieckim bezwzględnie należy się nimi zapoznać. Ze swojej strony również dobrze jest mieć takie warunki – to najlepsze inwestycja, jeśli chcemy wejść na rynek niemiecki, ponieważ pomoże to zaoszczędzić mnóstwa kłopotów.

W branży budowlanej stosowane są warunki VOB/B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen). Ponieważ przepisy niemieckiego kodeksu cywilnego BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), mające zasadniczo zastosowanie do umów o roboty budowlane, nie oferują konkretnych rozwiązań dla wielu problemów pojawiających się w prawie budowlanym, często potrzebne są dodatkowe regulacje. Jest to szczegółowy zbiór przepisów, który reguluje zasady realizacji umów dotyczących robót budowlanych. Takie warunki muszą być częścią kontraktu budowlanego zawieranego przez „klientów publicznych”. W praktyce ważność VOB/B jest często uzgadniana również przez prywatnych kontrahentów w umowach o roboty budowlane.

Ogólne warunki umów zazwyczaj określają:

• zasady / terminy wykonania zobowiązań (skonto),
• prawo do wypowiedzenia umowy,
• jurysdykcję (który sąd będzie rozpatrywał spory),
• prawo właściwe, czyli który kodeks cywilny będzie miał zastosowanie (polski czy niemiecki).

Prawo właściwe ma wpływ na:

• umowne zobowiązania stron (główne i poboczne, np. kary umowne),
• wysokość odsetek za zwłokę (w Niemczech pomiędzy przedsiębiorcami 9 punktów procentowych powyżej stopy bazowej, aktualnie 10,62 proc., czyli od każdego 100 euro 6 centów dziennie),
• termin przedawnienia.

Jurysdykcja ma wpływ na:

• koszty sądowe – każdy sąd stosuje swoje przepisy procesowe. Koszty sądowe są inne w Polsce, a inne w Niemczech. Inaczej się je oblicza i inne są zasady rozliczania tych kosztów;
• koszty zastępstwa procesowego – w Niemczech są określone w ustawie jako stawki minimalne;
• szybkość i sprawność postępowania sądowego – mniejsze sądy zasadniczo wyznaczają krótsze terminy, co ma przełożenie na szybkość odzyskania naszych wierzytelności;
• przedawnienie roszczenia stwierdzonego tytułem wykonawczym – w Niemczech 30 lat, w Polsce po nowelizacji przepisów o przedawnieniu 6 lat.

Ogólne warunki umów pozwalają nam na negocjacje z naszym kontrahentem, ponieważ jesteśmy równoprawnymi partnerami. Rozbieżności zachodzące w OWU można rozstrzygnąć jeszcze przed rozpoczęciem współpracy w formie umowy bądź kontraktu. Co ciekawe, na podstawie prawa niemieckiego możliwa jest kontrola postanowień abuzywnych w OWU pomiędzy przedsiębiorcami.

Ważne, by unikać rozdźwięku pomiędzy prawem a jurysdykcją, ponieważ stosowanie przez sąd obcego prawa przedłuża, utrudnia i podwyższa koszty postępowania.

W umowach można przewidzieć różnego rodzaju zabezpieczenia:

• osobiste poręczenie wspólnika / członka zarządu,
• gwarancja bankowa (różnice między polską i niemiecką gwarancją),
• wiedza o dłużniku i jego majątku (rachunek bankowy),
• zaliczka.

Windykacja

Może się zdarzyć tak, że pomimo tego, że dostarczyliśmy towar, druga strona nie płaci i nie reaguje na monity. Aby móc dochodzić swoich praw do zapłaty, należy posiadać:

• umowę albo korespondencję (maile, czaty itp.) z kontrahentem,
• dowód wykonania umowy (mogą to być odbiory, zgłoszenie wad, odmowa wykonania odbioru, dokumenty transportowe),
• fakturę, która nie jest dowodem wykonania umowy i nie zawsze jest konieczna. W niemieckim prawie w przypadku umowy o dzieło odbiór prac jest równoznaczny z obowiązkiem wypłaty wynagrodzenia.

Windykacja może przebiegać według jednego z dwóch wariantów:

Postępowanie uproszczone

Jeśli wybierzemy tę ścieżkę, wniosek o nakaz zapłaty generujemy z https://www.online-mahnantrag.de/, a następnie wysyłamy wygenerowany i wydrukowany plik z kodem kreskowym (profesjonalni pełnomocnicy mogą go wysłać elektronicznie). Taki wniosek nie zawiera żadnych załączników, a sąd ma obowiązek wydać nakaz w ciągu jednego dnia. Nakaz zostaje wysłany do dłużnika zwykłą pocztą bez potwierdzenia odbioru. Dłużnik na uiszczenie zapłaty ma 2 tygodnie. Jeśli klient nie zapłaci, należy uzyskać klauzulę na nakaz po 2 tyg. od doręczenia (VB). W przeciwnym razie nakaz po 6 miesiącach nie może być egzekwowany, a dzięki klauzuli możemy egzekwować wierzytelność przez 30 lat.

Z racji tego, że  w tym trybie nie udowadniamy w żaden sposób naszego roszczenia względem kontrahenta, to może się on bronić – jego sprzeciw powoduje, że nakaz przestaje obowiązywać i wtedy należy przekazać sprawę do postępowania spornego. Całość kosztów (sądowe i koszty zastępstwa procesowego) zalicza się na poczet kosztów postępowania spornego. Czas trwania postępowania – ok. miesiąca. Niewątpliwymi zaletami postępowania nakazowego są szybkość i koszt, natomiast zasadniczą wadą jest to, że sprzeciw kontrahenta niweczy nakaz.

Postępowanie sporne

Jeżeli pozasądowe dochodzenie wierzytelności nie przyniosło skutku, należy wnieść sprawę do sądu cywilnego. W sprawach o zapłatę powyżej 5 tys. euro właściwe są sądy okręgowe (Landgericht) i obecność adwokata jest konieczna zarówno w przypadku powoda, jak i pozwanego. Adwokat składa pozew tylko elektronicznie, poprzez specjalną skrzynkę adwokacką. Trzeba pamiętać, że w przypadku polskiego adwokata musiałby on najpierw zarejestrować się w Niemczech w izbie adwokackiej lub działać przez adwokata-korespondenta. Przeciwnik procesowy musi odpowiedzieć na pozew i ustosunkować się do zarzutów. Następnie sąd wyznacza termin rozprawy lub też zarządza wymianę pism przygotowawczych. W przypadku transgranicznych procesów gospodarczych praktykowana jest w pierwszej kolejności wymiana pism, w których strony mogą przedstawić swój punkt widzenia.

Według niemieckiego kodeksu postępowania cywilnego sąd powinien na każdym etapie procesu rozważać możliwość polubownego zakończenia sporu i rzeczywiście wiele tego rodzaju spraw kończy się ugodą. Może być ona zawarta także poza sądem i zatwierdzona przez sąd postanowieniem w każdym momencie sporu.

Istnieje także możliwość rozprawy online, jednak nie wszystkie sądy mają takie możliwości techniczne. Utrudnieniem bywa także konieczność obecności tłumacza. Ponadto strona wraz z pełnomocnikiem powinna być w kancelarii.

Tytuły wykonawcze:

• nakaz zapłaty z klauzulą wykonalności (VB),
• ugoda,
• wyrok zaoczny,
• wyrok sądu,
• europejski nakaz zapłaty,
• Europejski Tytuł Egzekucyjny,
• dodatkowo: zaświadczenie uprawniające do egzekucji.

Postępowanie egzekucyjne może przebiegać w następujący sposób:

• egzekucja z ruchomości – wniosek do komornika,
• egzekucja z nieruchomości – organem egzekucyjnym jest sąd rejonowy (Amtsgericht),
• egzekucja z wierzytelności (łącznie z rachunkami bankowymi) – organem egzekucyjnym jest sąd rejonowy.

Każda z powyższych egzekucji jest osobnym postępowaniem, więc koszty każdej z nich powstają oddzielnie.

Honoraria pełnomocników

Koszty, jakie klient musi przeznaczyć na honoraria dla pełnomocników, można obliczyć, korzystając z kalkulatora kosztów procesu. Należy także pamiętać o tym, że w Niemczech obowiązują minimalne stawki ustawowe.   

Źródło: webinar PAIH „Niezbędnik relacji biznesowych z klientem w Niemczech” z 20.06.2023