Sztuka negocjacji: kultury monochroniczne i polichroniczne

Zagadnienie czasu i stosunek do niego jest kolejnym czynnikiem podziału kulturowego. W biznesie, gdzie rządzi zasada „czas to pieniądz”, elastyczne podejście niektórych kultur do kwestii czasu czy punktualności może wywoływać rozdrażnienie. Co warto wiedzieć i jak przygotować się do negocjacji, by uniknąć nieporozumień? W dzisiejszym artykule scharakteryzujemy kultury monochroniczne i polichroniczne.

Czas to pieniądz

Kultury monochroniczne postrzegają czas jako koncepcję liniową, jako wartość namacalną, którą można stracić czy zaoszczędzić. Przedstawiciele tych kultur koncentrują się na jednym zadaniu w określonym czasie. Przywiązują dużą wagę do punktualności i porządku. Spóźnianie się na umówione spotkanie może być odebrane jako brak szacunku a nawet lekceważenie. Z kolei zaburzenie agendy spotkania wywołuje niezadowolenie, gdyż w kulturach monochronicznych czas jest podzielony na określone aktywności, które powinny następować jedna po drugiej. Dlatego niezwykle ważne jest ścisłe przestrzeganie harmonogramu rozmów, który został zaakceptowany odpowiednio wcześniej. Niedopuszczalne jest odbieranie i nawiązywanie rozmów telefonicznych podczas spotkania, o ile nie są bezpośrednio związane z omawianą kwestią.

Wskazówki dla negocjatorów z przedstawicielami kultur monochronicznych:

1. Nie spóźniaj się na spotkanie, ale i nie przychodź zbyt wcześnie. Może to być odebrane jako poganianie partnera. Zbyt wczesne pojawienie się w umówionym miejscu może stworzyć wrażenie, że źle zarządzasz swoim czasem.
2. Jeśli nie ma możliwości uniknięcia spóźnienia, skontaktuj się z partnerem i poinformuj go o tym. Nawet wtedy, gdy spóźnienie jest niewielkie.
3. Trzymaj się planu spotkania. Do kolejnych punktów przechodź dopiero wtedy, gdy wyjaśnione zostaną wszelkie aspekty bieżącego.
4. Nie inicjuj i nie odbieraj połączeń telefonicznych.

Kultury monochroniczne reprezentowane są przez:

• Japonię,
• Kanadę,
• Stany Zjednoczone,
• kraje skandynawskie,
• Niemcy.

„Punktualność to złodziej czasu”

Kultury polichroniczne rozpatrują czas w kategorii cyklicznej, traktują go jako coś nieokreślonego i elastycznego. Cechą charakterystyczną tych kultur jest tzw. mulitasking, czyli zajmowanie się kilkoma rzeczami jednocześnie. Priorytet czasu, tak charakterystyczny dla kultur monochronicznych, jest tu zepchnięty na dalszy plan – ważniejsze są relacje międzyludzkie. Również kwestia punktualności postrzegana jest z większą elastycznością – przedstawiciele kultur polichronicznych na spotkania biznesowe często przybywają z opóźnieniem, a agenda spotkania to zaledwie ogólne wytyczne. Nie jest niczym szczególnym przeskakiwanie określonych punktów czy traktowanie innych ogólnikowo. Częstokroć znacząca część spotkania poświęcona jest budowaniu relacji. W procesie negocjacyjnym priorytety mogą się zmieniać w zależności od czynników, które niekoniecznie muszą mieć coś wspólnego z danym zagadnieniem.

Wskazówki dla negocjatorów z przedstawicielami kultur polichronicznych:

1. Na spotkania umawiaj się w odpowiednio wczesnych porach – miej na uwadze, że partner może się spóźnić.
2. Nie umawiaj spotkań jedno po drugim – prawdopodobieństwo, że skończysz punktualnie jest niewielkie.
3. Nie przywiązuj się zbyt silnie do harmonogramu spotkania. Miej na uwadze, że niektóre punkty nie zostaną nawet poruszone.

Kultury polichroniczne reprezentowane są przez:

• kraje arabskie,
• kraje latynoamerykańskie,
• kraje Azji Południowej i Południowo-Wschodniej,
• Hiszpanię,
• Włochy.

Gdzie jest Polska?

Jeszcze kilkadziesiąt lat temu Polska leżała pośrodku skali między obydwoma typami kultur. Dzisiejszemu biznesowi zdecydowanie bliżej do liniowego pojmowania czasu. Nie bez znaczenia jest fakt, że w czołówce naszych partnerów handlowych przeważają kraje z kultur monochronicznych. Niemniej jednak jednoznaczne określenie Polski jako „rasowego” przedstawiciela tej kultury byłoby dużym nadużyciem. Mamy przecież nasz „kwadrans akademicki”, nie czujemy się urażeni, gdy podczas spotkania ktoś musi odebrać telefon i nie mamy problemu z tym, że spotkanie zacznie się trochę później lub nieco się przeciągnie.