Transakcje handlowe z podmiotami chińskimi

Z punktu widzenia gospodarczego, Chiny nalezą do krajów niezwykle rozwiniętych, a chińscy przedsiębiorcy są wysoce sprofesjonalizowani. Pomimo tego, przy zawieraniu umów należy zadbać o zabezpieczenie transakcji i weryfikację kontrahenta. Bezpieczna transakcja, to ostatecznie transakcja udana.

Sposoby pozyskiwania kontrahentów

Świetnym sposobem na poznanie partnerów z Chin jest udział w targach. Wówczas można zawiązać osobistą relację z osobami pracującymi w danej spółce. W chińskiej kulturze biznesu niezwykle istotne znaczenie mają guanxi (关系), czyli nieformalne powiązania z innymi ludźmi. Z tego powodu mieszkańcy Chin uważają, że na samym początku biznesowej relacji trzeba zbudować z partnerem mocną i trwałą więź, która ostatecznie może doprowadzić do zawarcia kontraktu.

Do pozostałych metod należy zaliczyć poszukiwanie partnerów poprzez strony internetowe (szczególnie Alibaba) oraz polecenie przez zaufaną osobę.

Weryfikacja kontrahentów

Zawsze należy pamiętać, o tym, żeby zweryfikować wiarygodność kontrahenta. Przy dużych projektach warto zwrócić się do profesjonalnego podmiotu, który pomoże określić ryzyka związane z zawarciem danej transakcji. Dobrze jest powierzyć weryfikację podmiotowi, który posiada wyspecjalizowanych analityków wiedzących, na jakie informacje zwrócić uwagę.

Jeśli mamy taką możliwość, warto odwiedzić biuro kontrahenta bądź zlecić to jednostce zaufanej. Zawsze należy poprosić kontrahenta o licencję biznesową i dokumenty, które potwierdzają jego działanie w branży.

Należy pamiętać o dokonaniu weryfikacji przedstawionych certyfikatów europejskich i innych dokumentów, ponieważ zdarzają się przypadki ich podrabiania. Warto wpisać numer danego certyfikatu w wyszukiwarkę odpowiedniej jednostki notyfikującej i sprawdzić, czy rzeczywiście został wydany.

Dobrze jest także przeprowadzić prostą weryfikację w Internecie, sprawdzić, jakie opinie ma dana spółka, czy ma stronę internetową po chińsku, czy widnieje na portalach sądowych.

Licencja biznesowa

Podczas weryfikacji kontrahenta, przede wszystkim należy poprosić daną spółkę o tzw. licencję biznesową (营业执照 yíngyèzhízhào). Jest to podstawowy dokument, stwierdzający, że spółka jest zarejestrowana i działa legalnie, odpowiednik polskiego wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego.

Informacje zawarte na licencji:

• Pełna chińska nazwa spółki
• Forma organizacyjna spółki (najczęściej spółka z ograniczoną odpowiedzialnością)
• Osoba, która jest uprawniona do reprezentowania spółki
• Zakres działalności biznesowej
• Zarejestrowany kapitał (jest to kapitał deklarowany, nie wpłacony)
• Data założenia spółki
• Okres działalności (do kiedy spółka będzie ważna)
• Adres rejestru spółki

Rodzaje umów

W transakcjach z podmiotami chińskimi do najpopularniejszych rodzajów umów należą:

• Umowa ramowa o współpracy –> zawiera ogólne zasady współpracy między kontrahentami, gdy czas i zakres umowy nie są z góry znane; jest dobrym rozwiązaniem gdy mamy do czynienia z klientem, z którym chcemy współpracować dłużej.
• Umowa sprzedaży –> zawiera dokładne zasady współpracy dotyczące konkretnego zamówienia; jest dobrym rozwiązaniem w przypadku jednorazowych transakcji.

Komparycja umowy

W umowie zawieranej z chińskim kontrahentem powinny być zawarte:

• Dokładna nazwa kontrahenta w języku chińskim (może być po angielsku, ale bez nazwy chińskiej, w razie sporu, chińskie władze mogą mieć problem ze znalezieniem danej spółki)
• Numer zaufania społecznego kontrahenta (统一社会信用代码 tǒngyīshèhuìxìnyòngdàimǎ)
• Adres rejestracji spółki w języku chińskim oraz numer kontaktowy i adres e-mail
• Reprezentacja prawna, pełnomocnictwa

Cała umowa podpisywana w języku angielskim powinna posiadać także tłumaczenie na język chiński. Również wszystkie dane pozwalają zidentyfikować podmiot i pełnomocnika, muszą być podane w tym języku. Jeśli tłumaczenie przygotowuje nasz kontrahent, zawsze dobrze jest je zweryfikować u zaufanego tłumacza.

Podpis i pieczątka

Podpis chińskiego reprezentanta znajdujący się na każdym dokumencie spółki lub na umowie z chińską spółką powinien zostać sporządzony w języku chińskim, ze względu na to, że w innym przypadku zawsze można poddawać w wątpliwość jego autentyczność. Podpis powinien być sporządzony czarnym tuszem.

Na każdym dokumencie spółki powinna znajdować się oficjalna pieczątka owej spółki, podlegająca ustandaryzowanemu wyglądowi, tj. okrągły odcisk zrobiony czerwonym tuszem, z gwiazdą pośrodku i nazwa zapisana dookoła niej w znakach chińskich. Pieczęci w innych kolorach, kształtach czy nazwą inną niż ta, która została zarejestrowana – nie są oficjalnymi pieczątkami spółki.

Co do zasady osoba sprawująca pieczę nad oficjalną pieczątką spółki jest również osobą zdolną do jej reprezentowania bądź ściśle współpracuje z takową osobą. Kontrola nad oficjalną pieczątką daje de facto kontrolę nad chińską spółką.

Klauzule umowne

Należy pamiętać, że wszelkie zmiany do umowy dobrze jest robić aneksem na piśmie i zawrzeć taki punkt w umowie. W sporze przed sądem chińskim wszelkie rozmowy i negocjacje w trakcie trwania umowy mogą być odczytywane jako jej zmiana. Z tego powodu należy wpisać do powstającej umowy, że jej zmiana jest możliwa tylko i wyłącznie na piśmie w formie aneksu do umowy.

W umowie warto zawrzeć także klauzulę o prawie właściwym. Co do zasady prawo właściwe będzie prawem sprzedawcy. W przypadku importu/eksportu w użyciu będzie konwencja o międzynarodowej sprzedaży towarów, której stroną są zarówno Polska jak i Chiny. W przypadku spraw, których nie dotyczy konwencja, będzie działało prawo krajowe.

Bardzo ważną klauzulą, o której często zapominają polscy przedsiębiorcy, są koszty sądowe, zastępstwa procesowego i przygotowania dokumentów. W przypadku jej braku, odzyskanie kosztów poniesionych na rzecz tłumaczenia dokumentów może być niemożliwe.

Załączniki

Do istotnych załączników, jakie powinno się dołączyć do umowy, należą:

• Licencja biznesowa kontrahenta
• Kopia dokumentu tożsamości reprezentanta kontrahenta
• Wydana przez autoryzowany organ informacja bankowa
• Inne, w zależności od umowy:
  • Specyfikacje
  • Harmonogramy
  • Zdjęcia produktów
  • Wzór zamówienia
  • Warunki gwarancji
  • Formularze zwrotu

Więcej o Chinach przeczytasz w dziale Kierunki eksportu

Źródło: Webinarium PAIH „Handel w Chinach – aspekty prawne, umowy handlowe, arbitraż„